Egy ügy, egy munkaterület – több beszélgetés: hogyan áll össze a munka?

Megnyitott egy munkaterületet, feltöltötte az ügy iratait, és elindított egy beszélgetést. Később más kérdést szeretne feltenni ugyanarról az ügyről. Ha most az új beszélgetést választja, új ügyet is nyit? Újra fel kell töltenie az iratokat? Mi választja el ezt az anyagot egy másik ügyétől?

A munkaterület egy ügy közös munkahelye. A benne indított beszélgetések az ügy különböző témái. Új beszélgetéssel ugyanabban az ügyben marad; új munkaterülettel egy másik ügynek nyit külön helyet.

Mi az a munkaterület?

Gondoljon a munkaterületre úgy, mint egy ügy dossziéjára és a hozzá tartozó munkaasztalra. Itt tartoznak össze az ügy fájljai és az ezekkel végzett munka. A beszélgetésekben külön kérdéseket lehet körüljárni, miközben továbbra is ugyanahhoz az ügyhöz kapcsolódnak.

Három fogalmat érdemes megkülönböztetni:

Fogalom	Mit jelent?	Példa
Ügy	Az a konkrét feladat vagy megbízás, amelyen dolgozik.	A Minta Kft. irodabérleti szerződésének előkészítése.
Munkaterület	Az ügy elkülönített helye, ahová az anyagai és beszélgetései tartoznak.	„Minta Kft. – irodabérlet”.
Beszélgetés	Az ügyön belül egy adott kérdés vagy munkafázis feldolgozása.	„Szerződéstervezet áttekintése” vagy „Kérdések az ügyfélhez”.

Az ügy tehát megmondja, min dolgozunk. A munkaterület megmondja, hová tartozik a munka. A beszélgetés pedig azt, melyik kérdéssel foglalkozunk éppen.

Új beszélgetés: új téma, ugyanaz az ügy

Egy ügynek több kérdése van. Először áttekintjük az iratokat, később összehasonlítunk két tervezetet, majd összeállítjuk az ügyfélnek felteendő kérdéseket. Ezeknek lehet külön beszélgetésük ugyanazon a munkaterületen.

Az irodabérleti példánál ez így nézhet ki:

• Szerződéstervezet áttekintése: milyen témákat rendez a tervezet, és mely részeket kell részletesen átnézni?
• Két változat összehasonlítása: mi változott a korábbi és a frissen érkezett tervezet között?
• Kérdések az ügyfélhez: milyen üzleti részleteket kell még tisztázni?
• Egyeztetés előkészítése: milyen sorrendben vegyük végig a nyitott pontokat?

Ez négy beszélgetés, de egyetlen ügy és egyetlen munkaterület. Nem kell minden új kérdésnek külön munkaterületet létrehozni. A külön beszélgetések abban segítenek, hogy a témák később is könnyen megtalálhatók legyenek, és egy hosszú üzenetfolyamban ne keveredjen össze az iratösszehasonlítás az ügyféllevél megfogalmazásával.

1. Munkaterület: „Minta Kft. – irodabérlet”Egy ügy közös munkahelye.
2. Az ügy fájljaiKözösek; új témához nem kell újra feltölteni őket.
3. BeszélgetésekTervezet áttekintése · két változat összevetése · kérdések az ügyfélhez · egyeztetés előkészítése. Az új beszélgetés nem örökli automatikusan a korábbi részleteit.
4. Másik munkaterület: „Minta Kft. – követelés”Másik ügy saját fájlokkal és beszélgetésekkel; a közös ügyfél nem jelent közös ügyet.

Ha viszont ugyanazt az eredményt pontosítja, maradjon a meglévő beszélgetésben. A „rövidítsd le ezt a kérdéslistát” vagy a „fejtsd ki a harmadik pontot” az előző válasz közvetlen folytatása.

Hová tartoznak a feltöltött fájlok?

A munkaterület fájljai az adott ügyhöz tartoznak. A külön munkaterületek az ügyek anyagait választják el egymástól. Az irodabérleti ügy iratai az irodabérleti munkaterületen vannak; egy másik ügy iratainak a saját munkaterületükön van a helyük.

Ha ugyanazon munkaterületen belül új beszélgetést indít, ezzel nem hoz létre új ügyet vagy külön ügyiratgyűjteményt. A munkaterülethez már hozzáadott fájlokat pusztán az új téma miatt nem kell újra az ügyhöz feltölteni. A kérdésében viszont nevezze meg, melyik dokumentummal szeretne dolgozni, különösen akkor, ha több változat is szerepel az anyagok között.

Például: „Hasonlítsd össze az eredeti szerződéstervezetet a szeptember 14-én érkezett módosított változattal, és sorold fel az eltéréseket.” Ez világosabb kiindulópont, mint az, hogy „nézd meg a szerződést”.

Másik munkaterületre váltva másik ügy anyagaihoz lép át. Ne abból induljon ki, hogy az ott feltöltött dokumentum ebben az ügyben is rendelkezésre áll. Feltöltés és kérdésfeltevés előtt ezért érdemes ránézni a munkaterület nevére: biztosan abban az ügyben dolgozom, amelyikhez ez az irat tartozik?

Miért egy ügyhöz tartozik egy munkaterület?

Mert egy ügy kérdései összefüggenek. A szerződéstervezet értelmezéséhez hozzátartozhat az ügyfél levele, a másik fél módosítási javaslata és a korábbi egyeztetés eredménye. Ha minden témához új munkaterületet nyitunk, egyetlen ügy anyagai több helyre szakadnak. Ha minden ügyet egy munkaterületre teszünk, egymástól független iratok és feladatok kerülnek egymás mellé.

Az ügyenkénti szervezésnek több kézzelfogható előnye van:

• Kevesebb keresgélés. Az ügyhöz tartozó beszélgetéseket és fájlokat egy kijelölt helyen keresi.
• Kevesebb ismételt előkészítés. Új témához nem kell újra külön ügygyűjteményt összeállítani ugyanazokból az iratokból.
• Áttekinthetőbb munka. Külön neve lehet az iratelemzésnek, a kérdéslistának és a levéltervezetnek.
• Könnyebb visszatérés. Néhány nap múlva az ügy munkaterületét megnyitva keresi meg, melyik témát szeretné folytatni.
• Rendezettebb átadás. Egy megfelelő hozzáféréssel rendelkező kollégának megmutatható, melyik beszélgetés és melyik anyag tartozik a következő feladathoz.

A közös ügyfél önmagában még nem jelent közös ügyet. Ha a Minta Kft. irodabérletén és egy ettől független követelésén is dolgozik, azoknak külön munkaterület való. Más a céljuk, más iratokból építkeznek, és más ütemben haladnak.

A közös fájlok és a beszélgetés előzményei nem ugyanazok

Az ügyhöz tartozó fájlokat érdemes különválasztani attól, amit egy beszélgetés során egyeztettünk. Egy korábbi válasz, egy félretett ötlet vagy egy megbeszélt szövegváltozat nem ugyanaz, mint az ügyhöz feltöltött eredeti dokumentum.

A közös munkaterületből ne következtessen arra, hogy egy új beszélgetés automatikusan ismeri az összes korábbi beszélgetés minden részletét. Ha egy korábbi eredményből szeretne tovább dolgozni, azt nevezze meg, és adja meg a folytatáshoz szükséges részt vagy mentett munkadokumentumot.

Például: „Az előzőleg összeállított kérdéslista alábbi öt pontjából készíts ügyfélnek küldhető levélvázlatot.” Ha ugyanannak a válasznak a finomítása a cél, egyszerűbb lehet az eredeti beszélgetésben maradni.

A munkaterület segít rendben tartani az ügyet. Annak ellenőrzése, hogy egy válasz a megfelelő iratokon és az aktuális változatokon alapul-e, továbbra is a munka része.

Mikor mit nyisson meg?

Helyzet	Ezt nyissa meg	Miért ezt válassza?	Példa
Az előző választ szeretné pontosítani, rövidíteni vagy továbbírni.	A meglévő beszélgetést	A kérdés és az előző válasz ugyanannak a gondolatmenetnek a része.	„A harmadik pontot fejtsd ki részletesebben.”
Új feladat merül fel, de ugyanabban az ügyben marad.	Új beszélgetést ugyanazon a munkaterületen	A fájlok és az ügy kerete megmaradnak, az új téma mégsem keveredik az előzővel.	„Készíts kérdéslistát az ügyfél következő egyeztetéséhez.”
Ugyanahhoz az ügyhöz új irat vagy új változat érkezik.	A meglévő ügy munkaterületét, majd a feladathoz illő beszélgetést	Az új dokumentum ugyanahhoz az ügyhöz tartozik; csak akkor kezdjen új beszélgetést, ha új témát dolgoz fel.	Töltse fel a módosított szerződéstervezetet, majd kérje az eltérések összehasonlítását.
Másik ügyön dolgozik, még akkor is, ha ugyanaz az ügyfél.	Az adott ügy munkaterületét, vagy hozzon létre újat	A külön célú ügyek iratai és beszélgetései ne kerüljenek egy közös helyre.	A Minta Kft. követeléskezelési ügye külön munkaterület az irodabérlettől.
Nem biztos benne, hová tartozik a feladat.	Először a munkaterület nevét ellenőrizze	Így még a fájl feltöltése és a kérdés feltevése előtt kizárható az ügyek összekeverése.	Ellenőrizze, hogy a „Minta Kft. – irodabérlet” munkaterület van-e megnyitva.

Olyan neveket adjon, amelyekhez később is visszatalál

A munkaterület neve az ügyet azonosítsa: például „Minta Kft. – irodabérlet”. A beszélgetés neve az aktuális feladatot: „Szeptemberi tervezet összehasonlítása” vagy „Ügyfélkérdések első egyeztetéshez”. Így már a nevekből látszik, mi tartozik össze, és melyik témát érdemes megnyitni.

Amikor legközelebb új kérdése merül fel, először az ügyet válassza ki. Ha ugyanazon dolgozik, maradjon a munkaterületén. Ott döntse el, hogy a meglévő gondolatmenetet folytatja, vagy új beszélgetést nyit egy másik témának.

További példákért olvassa el az ügyben végzett munka folytathatóságáról és az ügy átadásáról szóló cikkeinket.